文／北市銀協科技應用委員會主任委員、臺北市私立嘉恩老人長期照顧中心主任 沈威君
台北市每年召開兩次「老人安養暨長期照顧機構聯繫會議」，而「資訊化」在去年兩次會議中都是重要議題。
去年12月我們將在大安區試行近一年的「LINE群組自動化推播表單」送進會議議程，經與會者認可，推廣至全北市的住宿式機構。
傳統做法曠日費時
由於主管單位社會局每個月需統計各機構的最新住民人數，過往負責統計的管區人員必須以電話一一詢問人數，機構內部也需層層確認統計數字，再回電給管區人員，不僅電話往返耗時，人員頻繁外出也常常錯過來電。最後，各管區將數據收齊後，再填入表單往上呈報。
如此來回，光一家機構的數據蒐集就得耗費雙方各10到20分鐘，全台北市100家機構，共消耗50小時！
這就怪不得老福科經常在晚上8點還是燈火通明，而機構人員更是做得死去活來，原本投入照顧工作的熱情，都在這些瑣瑣碎碎的小事上耗盡。
省去瑣事 專注照顧溫度
長照專業性本來就是建構在對每件小事細微的掌握上，而看似簡單的自動化通知，其實是近年各種資訊平台逐步開放與連結的成果，包括使用Google Calendar建立循環行程、大家常用的LINE群組推播訊息、以Google Form設計問卷的表單、以及Google Sheet建立與查閱資料庫。
最後，利用用IFTTT（自動化服務）串接整套流程：透過行事曆定時發送問卷表單連結，通知群組內所有長照機構，填寫完之後，承辦人登入資料庫即可查閱所有資料，這中間省卻了各種重複性的資訊傳遞。
希望這樣一點一滴的小設計，是個好的開端，能讓我們小事化無、大事化小，最終能專注在長照該有的溫度上。
（專欄反映作者意見，不代表雜誌立場）