對長照機構的經營者與管理者而言，當服務據點增加、長者與家屬需要持續聯繫，政府公文、評鑑與行政資料也愈來愈多，如何在有限人力下減少找資料、追進度的時間，把更多心力留給第一線照顧與服務？

尤其在偏鄉或資源相對有限的場域，這些挑戰更加明顯。2026年「偏鄉AI應用落地方案」共計7案入選，其中叡揚資訊以「叡揚AI賦能行動－落地偏鄉」參與，從地方實際需求出發，透過數位工具改善日常營運，也進一步探索AI在未來服務與管理上的應用可能。 

人的連結：讓服務紀錄留下來，關係也能持續延伸

長照機構每天接觸的對象相當多元，從長者、家屬、志工，到公部門與公益團體，都需要持續累積互動與信任。若聯繫紀錄散落在個人手機、Excel或LINE中，不僅資訊不易整合，人員異動時，過往累積的互動經驗也可能跟著中斷。 

這也是客戶關係管理（CRM）可以發揮價值的地方。以提供創意老化服務的「新活藝術」為例，透過叡揚Vital CRM客戶關係管理系統集中管理學員與服務對象資料，讓團隊更容易延續後續互動與服務；此次偏鄉AI應用落地方案中的屏東萬丹「香腸世家」，也透過Vital CRM整合不同通路的客戶互動與需求。雖然服務場域不同，核心都是把分散的資訊留下來，轉化為組織可共同運用的資料。

當資料逐步累積，也能為未來AI應用建立基礎。例如Vital CRM AI Copilot可透過自然語言協助查找、彙整記事內容，讓長照組織未來也能從日常的資料查找與資訊整理開始，探索AI協助服務銜接的更多可能。   

從資料搜尋邁向AI智慧支援，叡揚Vital CRM客戶關係管理系統協助長照組織保留完整互動歷程、讓關係持續延伸。(圖片來源/叡揚資訊)

事的協作：讓公文流程更清楚、同仁更好掌握

長照機構與政府單位往來頻繁，從政策通知、補助計畫到各項行政文件，都需要持續處理與追蹤。若仍仰賴紙本傳遞，或透過電話、訊息反覆確認進度，不僅增加行政負擔，也容易讓同仁花費許多時間找文件、追進度。 

以經立長照體系為例，導入叡揚 Vital OD 雲端公文管理系統後，從收文、簽核、發文、稽催到歸檔，都能留下完整紀錄；透過行動簽核，主管即使不在辦公室，也能掌握待辦事項。當不同據點的同仁都能即時了解文件狀態，也能減少來回詢問，讓工作更容易銜接。

除了流程數位化，AI也能進一步協助日常行政工作。例如Vital OD的AI詞彙校正功能，可偵測中文錯字與用詞不當並提供修正建議，減少同仁反覆校對的時間。從流程追蹤到文字校正，科技的角色不是增加新的工作，而是協助同仁更順利完成原本就要處理的事情。 

從紙本收發邁向AI智慧處理，叡揚Vital OD公文管理系統讓長照機構清楚掌握公文流程、同仁協作更順利！(圖片來源/叡揚資訊)

透過系統簡化重複工作，把時間還給服務現場

對人力有限的長照組織而言，數位轉型不一定要一次導入龐大而複雜的應用，而是可以從每天最常發生、也最耗費時間的工作開始。當互動紀錄能被留下，公文與行政流程也能清楚追蹤，這些逐步累積的數位資料，也為未來探索更多AI應用提供基礎。

科技帶來的改變，可以是少一點找資料、追進度，多一點時間投入判斷與服務；少一點重複作業，多一點心力回到照顧現場。從CRM的資訊整理，到公文流程與文字校正，AI與數位工具真正的價值，在於融入每天的工作、協助同仁減輕行政負擔，讓有限的人力更專注在真正重要的照顧與服務。

（專欄反映作者意見，不代表雜誌立場）

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