文／臺北市私立嘉恩老人長期照顧中心(養護型) 主任、 北市銀協科技應用委員會主任委員沈威君
承蒙北市會員認同，並在理監事全體共識下，因人設事，讓我迅雷地創立科技應用委員會，出任首任主委，謹以此篇序言，揭開小型機構推動科技化的序幕。
春節前後協會如火如荼地起用LINE官方帳號，導入更適用的社群軟體以提升溝通效率，相信會員們都有所注意了。提起科技，現在大家多是直接聯想到資訊，事實上資訊只是科學技術的一大項。
電影星際效應指稱這日新月異的聖誕節時代，高科技無所不在，好比今年新冠肺炎引發的口罩荒、酒精荒，該用什麼材質的口罩才能防範病菌，是項科技問題；什麼器物該用什麼化工產品消毒殺菌，也是科技問題；如何提升環境設備非接觸頻率，更加是科技問題；至於如何有效洗手，還是關乎科技。
種種科技問題，短時間內佈滿生活裡每個細節，絕對深深困擾著人力與知識都長期緊繃的小型長照單位。用錯菜瓜布把鍋具塗層刮花可能是每日的日常。
科技始終來自於人性，工欲善其事必先利其器或可作為文言的譯句，既然我們是以助人生活為專業，就必須知曉這些進入生活的科技。然而如今的科技愈趨複雜難解，經常未蒙其利先受其害，像是手機系統每每更新，就害一堆人眼忙手殘。如何駕馭推陳出新的科技工具，便也成了長照業得迫切面對的問題。要駕馭，得快速學習；想快速學習，需掌握大量資訊。所以說資訊化是科技化的基礎建設，初期就讓我們從資訊方面的應用開始做起。
首要必須先破解三個迷思：
等法規要求再來資訊化？來不及
文件從紙本改成電子就是資訊化？絕對不是
花大錢建置系統或聘請資訊人才就能資訊化？未必
再來向大家解說三個問題：
WHY：長照機構為什麼要資訊化？
WHAT：什麼是資訊化？
HOW：現階段如何資訊化？
長照機構為什麼要資訊化？
其一，我們由政府委託專家學者制定的評鑑指標來看。指標排序是深富邏輯的，例如：住民精神性藥物控制不佳，就容易發生跌倒；跌倒骨折後臥床，就可能造成壓瘡；肢體僵硬或有傷口，就會疼痛；疼痛不適則躁動，不得已只好使用約束；接著感染、送急診、插鼻胃管、插導尿管。
反過頭來，資訊化的指標是B1.2和1.3，僅次於服務計畫與評值，是服務類的第2、3項，竟在所有服務執行的前面，資訊化重要性可見一斑。乍看有如橫空出世，但依據輸入、運算、輸出的邏輯順序，資訊化位處服務過程承先啟後的運算階段，資訊化做得好，服務就能有如函數計算般輕鬆到位。
其次，從經營管理者的角度來思考。如果你無法衡量，就無法管理；如果你無法管理，就無法進步。
If you can’t measure it, you can’t manage it – Peter Drucker
由此突顯為何傳統中小企業的年輕人不易接班。許多機構的管理，都仰賴經營者一人的自身經驗，不易分享，更難以傳承，高度暴露在人亡政息的風險中。身為一名有志永續經營的負責人，我們想進步、想管理、想衡量，拿什麼來衡量？就是資訊。資訊，Information，另一種翻譯叫情報。
掌握情資程度對組織與個人影響都是生死存亡的，這也是為何古代宰相會一再地被皇帝秘書架空後取而代之；而如今資訊企業跨足的任何一處，傳統業者掉以輕心便摧枯拉朽般被拔除。
住宿式長照機構做的是服務他人生活的工作，需要高度個別化，個別化則須依靠大量資訊。假如我們能見樹又見林地掌握大量資訊，讓員工學得比狼快，服務就能快狠準地個別化，組織就有競爭力。
如今這些需求都能透過資訊系統迅速滿足，所以說我們處在一個亟需資訊化的場域。
什麼是資訊化？
全體同業都有被政府或坊間半吊子資訊平台惡整過的經驗，許多自此對資訊化退避三舍，這我同是心有戚戚焉，經常為之氣結。是以我們必須了解一下資訊化的定義，才能清楚識別系統平台的優缺，亦即開放性、相容性與穩定性的高低，以免花錢費事卻又徒勞無功。
資訊，資料與訊息的合稱，也就是資料記錄有在傳遞流通才成為資訊；資訊化，則是指讓資料易於流通到一定程度；最後，有流通自然就會需要管理。
僅只把文書資料由紙本改成電子，不一定就易於流通，這個過程正確該稱作數位化，還不到資訊化；數位化確是資訊化的基礎沒錯，但中間有項關鍵性的過程：資料結構化，廣義而言就是標準化。
何謂資料結構化？一言以蔽之，一個蘿蔔一個坑。
也就是每筆資料都已分門別類、井然有序被存到專屬的表格中，有如圖書館的書冊一般，容易識別與借還，手機裡的通訊錄便是結構化資料。
長照資訊化之所以落後其他行業近二十年，難就難在資料結構化。
生活照顧的細節多如牛毛，標準化必定要下一番苦工，但這正是提升長照專業必須經歷的工作。
至於管理學上的五管，產、銷、人、發、財，與郭台銘提出物料流、過程流、人員流、技術流、資金流、資訊流等六流，之間顯然該補上至關重要的資訊管理，總共六管六流，這才組成完整的三實三虛。
現階段如何資訊化？
資訊化誤似門檻頗高，實則倒可簡單，甚至不用花錢，關鍵就在是否導入適用的系統。就小型機構來說，單是讓員工與家屬統一改用LINE聯絡，就足以達到相當好的資訊化程度，省卻很多溝通成本。
真的很簡單，請千萬不要妄自菲薄、畫地自限。
我實非相關專業，不過就是當年有幸得見自己老師那樣一位作家是如何操作WORD與行事曆，再來還有緣藉機偷瞥過嚴長壽先生滑手機，憑此深獲啟發。許多達人也都不是什麼資訊專家，好學以成而已。
盤點好用必學的資訊軟體
下列資訊平台，皆經我長期評估、導入與使用，有著高度開放性、相容性及穩定性，循循善誘使用者建立結構化資料。建議同業們可由本清單步入資訊化，讓自己機構的資料開始流動起來。
社群：
LINE官方帳號、LINE群組、LINE翻譯機器人、LINE Notify與IFTTT
行政文書：
google日曆、google問卷、google雲端硬碟、google相簿
政府：
電子憑證(xca.nat.gov.tw)、電子公文(g2b-edoc.gcis.nat.gov.tw)
金融：
網路銀行、街口、LINE PAY、麻布記帳
以上為本人自身經驗觀點，如與正統學術理論悖逆，期蒙不吝指教切磋。至於更進一步的學習活用，推薦2位部落客供大家關注，如有需求，我亦樂於指導分享，歡迎隨時來訊聯絡。
（本文摘錄自台北市社區銀髮族長期照顧發展協會會訊）